Welke documenten heeft een VME-syndicus nodig? De complete checklist

Als (vrijwillig) syndicus van een Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) in België heb je een cruciale rol. Naast het financiële en technische beheer van het appartementsgebouw, ben je wettelijk verplicht om een sluitend archief bij te houden. Transparantie naar de mede-eigenaars toe staat hierbij centraal.

Maar welke documenten moet een syndicus precies in zijn bezit hebben? In deze handige checklist zetten we alle verplichte en noodzakelijke documenten overzichtelijk op een rij.

1. Juridische en statutaire basisdocumenten

De statuten vormen het fundament van elk appartementsgebouw. De syndicus moet te allen tijde over de meest recente versies van deze documenten beschikken:

• Basisakte: De notariële akte die het gebouw beschrijft en opdeelt in privatieve en gemeenschappelijke delen, inclusief de verdeling van de aandelen (quotiteiten).
• Reglement van Mede-eigendom: Bepaalt de rechten en plichten van de eigenaars en de sleutel voor de kostenverdeling.
• Reglement van Interne Orde (RIO): De praktische leefregels binnen de residentie.
• Register van mede-eigenaars: Een actuele lijst met de contactgegevens van alle eigenaars.
• KBO-uittreksel: Het bewijs van registratie van de VME in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
• Syndicusovereenkomst: Het officiële contract tussen de VME en de syndicus.

2. De administratie van de VME

De syndicus is verantwoordelijk voor de volledige administratieve opvolging en besluitvorming. Volgende zaken horen thuis in het administratieve dossier:

• Notulen van de Algemene Vergadering (AV): De officiële verslagen van alle vergaderingen. Bij verkoop van een appartement moeten minstens de verslagen van de laatste drie jaar opgevraagd kunnen worden.
• Aanwezigheidslijsten en volmachten: Het bewijs van wie er fysiek of via een volmacht op de vergadering aanwezig was.
• Uitnodigingen: Kopieën van de verstuurde uitnodigingen en agenda’s.
• Briefwisseling: Alle communicatie met eigenaars, leveranciers en de overheid.

3. Financiële en boekhoudkundige documenten

Een transparante VME-boekhouding is wettelijk verplicht. De syndicus moet elke eurocent kunnen verantwoorden aan de hand van:

• Jaarrekeningen en balansen: Het volledige financiële overzicht per afgesloten boekjaar.
• Afrekeningen: De verdeling van de gemeenschappelijke kosten per kavel.
• Bankuittreksels: Rekeningafschriften van zowel het werkkapitaal als het reservekapitaal.
• Facturen en betalingsbewijzen: Alle originele documenten van inkomende en uitgaande facturen.
• Begrotingsramingen: De opgemaakte budgetten voor geplande werken of lopende uitgaven.

4. Technische attesten en gebouwbeheer

Veiligheid en onderhoud staan voorop. De syndicus moet aantonen dat het gebouw voldoet aan alle wettelijke normen. Hiervoor zijn volgende attesten en technische documenten vereist:

• Postinterventiedossier (PID): Het logboek met de historiek van de werken in de gemeenschappelijke delen.
• EPC Gemeenschappelijke Delen: Het verplichte energieprestatiecertificaat voor de gedeelde ruimtes.
• Asbestattest: Wettelijk verplicht voor appartementsgebouwen gebouwd vóór 2001.
• Keuringsattesten: Actuele keuringsverslagen van de lift, de elektrische installatie, en de brandbeveiliging.
• Bouwplannen: De originele plannen of as-built plannen van het gebouw en leidingen.

5. Verzekeringen en contracten

Tot slot beheert de syndicus alle polissen en overeenkomsten met externe partijen:

• Blokpolis: De brandverzekering die de gemeenschappelijke delen én privatieve kavels dekt.
• Polis Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA): Voor schade aan derden.
• Onderhoudscontracten: Contracten met de liftinstallateur, het schoonmaakbedrijf, de tuinman, etc.