Het contract met de syndicus: waar moet u op letten?

Een contract met de syndicus is wettelijk verplicht en moet duidelijk de basisdiensten, aanvullende prestaties, tarieven en mandaatduur vermelden. Sinds 2024 geniet de VME extra consumentenbescherming, waardoor opzegging eenvoudiger en transparanter wordt.

Dit document vormt de basis van de samenwerking: het bepaalt de verwachtingen, voorkomt discussies en beschermt de VME tegen onverwachte kosten.

Wat moet verplicht in het contract van de syndicus staan?

De wetgever legt duidelijke minimumvereisten op om de VME te beschermen. Een geldig contract bevat minstens de volgende onderdelen:

1. Forfaitaire prestaties

Dit is het basispakket: alle standaardtaken die de syndicus moet uitvoeren voor de vaste vergoeding.

Voorbeelden van forfaitaire prestaties:

• Organiseren van de jaarlijkse Algemene Vergadering
• Financieel beheer (betalingen, boekhouding, reservefonds)
• Dagelijks technisch beheer (bv. kapotte lamp, kleine defecten)
• Administratieve opvolging van het gebouw

2. Aanvullende prestaties

Dit zijn taken die buiten het normale beheer vallen en dus apart mogen worden aangerekend (per uur of per taak).

Voorbeelden:

• Organiseren van een Bijzondere Algemene Vergadering (BAV)
• Opvolging van grote renovatieprojecten (bv. liftvervanging, gevelrenovatie)
• Complexe technische of juridische dossiers

3. Vergoedingen en tarieven

Voor elke taak moet duidelijk vermeld staan welke kost eraan verbonden is.

⚠️ Belangrijke regel: Voor prestaties die niet in de lijst van aanvullende prestaties staan, mag de syndicus geen extra kosten aanrekenen, tenzij de Algemene Vergadering dit achteraf expliciet goedkeurt.

Voorbeeld: Een administratieve kost van €50 voor een extra sleutel die niet in het contract staat? → De VME moet dit niet betalen.

4. Duur van het mandaat

Een syndicus kan maximaal drie jaar worden aangesteld. Hernieuwing kan onbeperkt, maar altijd via een expliciete stemming op de Algemene Vergadering.

De VME als consument: extra bescherming sinds 2024

Sinds februari 2024 geniet de VME in veel gevallen dezelfde bescherming als een consument. Dit versterkt de positie van mede‑eigenaars aanzienlijk.

Wanneer is een VME een “consument”?

Wanneer minstens 75% van de aandelen (duizendsten) verbonden zijn aan niet‑professionele kavels (woningen).

Voorbeeld: 10 appartementen + 2 winkels → appartementen hebben 80% van de aandelen → VME = consument.

Voordelen bij opzegging van het contract

Wanneer een contract na afloop stilzwijgend wordt verlengd, kan de VME:

• op elk moment opzeggen,
• met een opzegtermijn van maximaal 2 maanden,
• zonder schadevergoeding.

Daarnaast geniet de VME bescherming tegen onbillijke bedingen, zoals buitensporige opzegvergoedingen.

Bijzondere aandacht voor de vrijwillige syndicus

Ook een vrijwillige syndicus valt onder exact dezelfde wettelijke regels als een professionele syndicus. Een schriftelijke overeenkomst blijft verplicht.

Hoe worden kosten en vergoedingen geregeld?

Bij een vrijwillige syndicus gebeurt dit meestal via de Algemene Vergadering, niet via een apart contract.

De notulen van de vergadering gelden als wettelijke overeenkomst, op voorwaarde dat ze:

• duidelijk zijn,
• alle afspraken bevatten,
• ondertekend zijn door voorzitter en mede‑eigenaars.

Wat moet de AV verplicht vastleggen?

1. Werkelijke onkosten

De VME betaalt deze terug op basis van bewijsstukken. Voorbeelden: postzegels, printerkosten, verplaatsingen.

2. Vrijwilligersvergoeding

Voor 2026 gelden deze onbelaste maxima:

• €44,02 per dag
• €1.760,83 per jaar

🚩 Belangrijk: Overschrijdt de vrijwilliger ook maar €1? → De fiscus kan alles herkwalificeren als beroepsinkomen → risico op sociale bijdragen en belastingen.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Kan een mandaat stilzwijgend worden verlengd?

Nee. De wet verbiedt dit. Zonder expliciete stemming is er geen geldige syndicus → risico op juridische problemen.

Mag de syndicus extra kosten rekenen voor het versturen van notulen?

Alleen als dit uitdrukkelijk in het contract staat. Staat het er niet? → Dan hoort het bij de basisvergoeding.

Kan de VME de syndicus onmiddellijk ontslaan?

Ja, ontslaan kan met een gewone meerderheid (50% + 1). Maar: bij willekeurig ontslag kan de syndicus een schadevergoeding eisen. Uitzondering: VME-consument + stilzwijgende verlenging → opzegtermijn 2 maanden, geen vergoeding.

Moet een vrijwillige syndicus een contract opstellen?

Nee, de notulen van de AV volstaan. Wel moet de vrijwillige syndicus geregistreerd worden in de KBO als vertegenwoordiger van de VME.

Blijft een oud contract geldig na de nieuwe consumentenwet?

Ja, maar de nieuwe regels gelden onmiddellijk. Clausules die hiermee in strijd zijn, zijn automatisch ongeldig.