Onderhoud en keuringen plannen

Een gebouw heeft terugkerende verplichtingen: het onderhoud van de lift, de keuring van de verwarmingsketel, de verzekeringspremie. Daarnaast zijn er grotere werken die u op voorhand wilt voorbereiden, zoals een dakherstelling. In Planning zet u ze allemaal op een rij, met hun datum, status en geraamde kost. Wat binnenkort vervalt, ziet u meteen op het Dashboard.

Wat u nodig hebt

Een overzicht van de keuringen, onderhoudscontracten en verzekeringen van het gebouw. U vindt dat in de contracten of bij de vorige syndicus.
De leveranciers, ingevoerd zoals beschreven in Leveranciers beheren, als u ze aan een taak wilt koppelen.

Een taak toevoegen

Klik in het menu op Planning. Bovenaan staat Aankomende werken of betalingen.
Vul het formulier Voer komende betaling of onderhoud in in:
- Onderwerp: verplicht, wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld “Onderhoud lift”.
- Type: Eenmalig voor iets dat één keer gebeurt, zoals een dakherstelling. Periodiek voor iets dat terugkomt, zoals een jaarlijkse keuring.
- Herhalingsinterval: verschijnt alleen bij Periodiek. Kies maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks of tweejaarlijks.
- Status: hoe ver de taak gevorderd is (zie hieronder).
- Vervaldatum: verplicht, de datum waarop het moet gebeuren of betaald zijn.
- Leverancier: optioneel, kies uit de lijst van uw leveranciers.
- Kostprijs raming (EUR): optioneel, de verwachte kost. Dat geldt voor werken én voor vaste kosten zoals een verzekeringspremie.
- Notities: bijvoorbeeld een contractnummer of een afspraak met de leverancier.
Klik op Opslaan.

De status van een taak

Status	Betekenis
Te plannen	De taak moet gebeuren, maar er is nog geen afspraak
Gepland	De datum ligt vast
In uitvoering	De werken zijn bezig
Afgerond	De taak is uitgevoerd
Geannuleerd	De taak gaat niet door

Pas de status aan naarmate de taak vordert.

Het overzicht van de taken

Onderaan staat het overzicht met het onderwerp, de datum, het type, de status en de geraamde kost.

Een taak waarvan de vervaldatum voorbij is, staat in het rood met een uitroepteken.
Met de keuzelijst Alle statussen toont u alleen de taken met een bepaalde status, bijvoorbeeld alles wat nog Te plannen is.
Klik op een rij om een taak te openen en aan te passen.

Een taak afronden

Klik op de taak in het overzicht.
Klik op Afronden.

Wat er daarna gebeurt, hangt af van het type:

Eenmalig: de taak krijgt de status Afgerond.
Periodiek: de taak wordt afgerond, en VME Manager maakt meteen de volgende aan. De nieuwe vervaldatum is de vorige plus het interval, bij “jaarlijks” dus een jaar later. De nieuwe taak start met de status Gepland. U hoeft een terugkerende taak dus maar één keer in te voeren.

Gaat een taak niet door, zet ze dan op Geannuleerd. Met Verwijderen wist u een taak volledig.

De planning op het Dashboard

Alle taken die nog niet afgerond of geannuleerd zijn, staan ook op het Dashboard, gesorteerd op datum. Verlopen taken zijn er in het rood gemarkeerd. Zo ziet u bij elke aanmelding meteen wat er aankomt.

Goed om te weten

Planning is een geheugensteun. Er worden geen betalingen of boekingen mee gedaan, en er worden geen herinneringen verstuurd. Een betaalde factuur boekt u zelf in de Boekhouding. Kijk dus regelmatig naar het Dashboard.
Zet bij de start meteen alle wettelijke keuringen en jaarlijkse contracten in de planning: lift, brandblussers, verwarmingsketel, verzekeringen. Kies Periodiek met het juiste interval, dan komen ze vanzelf terug. Een vergeten keuring is een van de weinige fouten waarvoor een syndicus persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld. Meer daarover in Aansprakelijkheid en de verplichte verzekering.
Vul bij elke taak een kostprijs raming in, ook bij vaste kosten. Zo ziet u in één overzicht hoeveel geld de VME de komende maanden nodig heeft. U kunt dan op tijd een opvraging sturen of grote werken voorleggen aan de algemene vergadering. Meer over sparen voor grote werken leest u in Reservekapitaal: sparen voor de toekomst.
Rond af in plaats van te verwijderen. Een afgeronde taak blijft in het overzicht staan als historiek van wat wanneer gebeurde. Verwijder alleen een taak die per vergissing werd ingevoerd.
De leverancier blijft zichtbaar. Wordt een leverancier later gearchiveerd, dan staat zijn naam nog altijd bij de oude taken.