De boekhouding van uw VME bijhouden

In de boekhouding legt u vast wat de VME uitgeeft en ontvangt. VME Manager verdeelt de uitgaven automatisch over de eigenaars volgens hun aandelen, en toont per eigenaar wat hij betaald heeft en wat nog openstaat. U hebt daarvoor geen boekhoudkennis nodig.

Wat u nodig hebt

• De eigenaars en kavels, ingevoerd zoals beschreven in Kavels en eigenaars invoeren.
• Het startsaldo van de VME, ingevoerd zoals beschreven in De beginsituatie van de boekhouding.
• De facturen en de rekeninguittreksels van de VME.

De tabbladen van de boekhouding

Klik in het menu op Boekhouding. Bovenaan ziet u vijf tabbladen:

Een uitgave boeken

1. Kies op het tabblad Boekhouding de optie Uitgave.
2. Vul in:
   • Datum, Bedrag en Beschrijving: verplicht. Zet het factuurnummer in de beschrijving, bijvoorbeeld “Onderhoud lift, factuur 2027-014”.
   • Categorie: kies uit de lijst, bijvoorbeeld Onderhoud.
   • Leverancier: kies uit de lijst van uw leveranciers.
   • Boekjaar: het jaar waarin de kost thuishoort.
3. Klik op Opslaan.

VME Manager verdeelt de uitgave automatisch over alle eigenaars volgens hun aandelen.

Een betaling van een eigenaar boeken

Betaalt een eigenaar zijn bijdrage, dan boekt u die als inkomst op zijn naam.

1. Kies Inkomst.
2. Vul de datum, het bedrag en een beschrijving in, bijvoorbeeld “Voorschot 1ste kwartaal”.
3. Kies bij Eigenaar de eigenaar die betaald heeft.
4. Klik op Opslaan.

Het bedrag verschijnt op de balans in de kolom Gestort bij die eigenaar.

Een andere inkomst boeken

Een inkomst die niet van een eigenaar komt, zoals een terugbetaling van de verzekering of intrest van de bank, boekt u ook als Inkomst. Laat bij Eigenaar dan Occasioneel staan.

De lijst van boekingen

Onderaan staan Alle boekingen. Met de twee keuzelijsten erboven filtert u op jaar en op uitgaven of inkomsten. Klik op een rij om een boeking te verbeteren.

De balans lezen

Op het tabblad Balans ziet u per jaar drie totalen: de uitgaven, de inkomsten en het saldo. Daaronder staat het overzicht per eigenaar:

Kolom	Betekenis
Aandelen	Zijn aandeel in het gebouw, bijvoorbeeld 220/1000
Aandeel uitgaven	Zijn deel van de kosten, automatisch berekend volgens zijn aandelen
Gestort	Wat hij betaald heeft
Saldo	Het verschil. Groen: hij heeft meer betaald dan zijn aandeel. Rood: hij moet nog bijbetalen

Het saldo per eigenaar loopt door over de jaren heen. Een openstaand bedrag verdwijnt dus niet op 1 januari.

De boekhouding als PDF afdrukken

Met de tabbladen Uitgaven PDF en Balans PDF maakt u in een paar klikken een overzicht dat u kunt afdrukken, bewaren of doorsturen.

1. Klik op het tabblad Uitgaven PDF of Balans PDF.
2. Kies het Boekjaar.
3. Kies bij Uitgaven PDF eventueel een Categorie, bijvoorbeeld alleen Onderhoud. Laat Alle categorieën staan voor het volledige overzicht.
   Kies bij Balans PDF het Type
4. Klik op Voorbeeld genereren om het document op het scherm te bekijken.
5. Klik op Afdrukken / PDF opslaan. Kies in het venster van de browser een printer, of Opslaan als PDF om een bestand te bewaren.

Wanneer is dat handig?

• Bij een verkoop of een overlijden. De notaris vraagt de syndicus gegevens over de eigendom, zoals het openstaande saldo van de eigenaar. Met de balans hebt u dat meteen op papier.
• Bij het afsluiten van het jaar. Druk de uitgaven en de balans van het boekjaar af en steek ze bij de facturen in de map boekhouding. Zo hebt u een volledige papieren jaarafsluiting.
• Voor de algemene vergadering. De balans en de uitgaven zijn de basis voor de goedkeuring van de rekeningen. U kunt ze met de oproeping meesturen of op de vergadering uitdelen.
• Voor de commissaris van de rekeningen. Hij krijgt de lijst van de uitgaven per categorie en kan ze zo naast de facturen leggen.
• Bij een vraag van een eigenaar. “Hoeveel hebben we dit jaar aan onderhoud uitgegeven?” Met het filter op categorie hebt u het antwoord in één blad.
• Bij een overdracht. Komt er een nieuwe syndicus, dan geeft u de overzichten van alle boekjaren mee met het dossier.
• Als extra zekerheid. Een afgedrukt of bewaard overzicht per jaar is een kopie van uw boekhouding los van de software.

Goed om te weten

• Geef elke inkomende factuur een nummer. Met het factuurnummer in de beschrijving vindt u een uitgave meteen terug bij een vraag van een eigenaar of van de commissaris van de rekeningen. Meer daarover leest u in De commissaris van de rekeningen.
• Boek de betalingen van eigenaars altijd op hun naam. Alleen zo klopt hun saldo op de balans.
• Over het verschil tussen werkkapitaal en reservekapitaal leest u meer in Werkkapitaal: de dagelijkse kosten betalen.

• De balans toont de gegevens van alle eigenaars. Stuurt u iets naar een notaris of een derde, geef dan alleen de gegevens van de betrokken eigenaar door. De saldi van de andere eigenaars zijn persoonsgegevens.