Kavels en eigenaars invoeren

De kavels zijn de basis van uw gebouw in VME Manager. Op basis van de aandelen van elke kavel verdeelt de software later de kosten en berekent ze de stemmen op de algemene vergadering. Elke kavel koppelt u aan zijn eigenaar, zodat VME Manager weet naar wie de uitnodigingen, betalingsopvragingen en verslagen moeten.

Wat u nodig hebt

• De basisakte of het reglement van mede-eigendom, met de kavels en hun aandelen.
• De lijst van de mede-eigenaars, met hun mailadres en woonadres. U vindt die bij de vorige syndicus of in het verslag van de laatste algemene vergadering.

Kavels liggen vast, eigenaars wisselen

Een kavel is elk afzonderlijk deel van het gebouw: een appartement, een handelsruimte, maar ook een garage, kelder of berging als die in de basisakte aandelen heeft. Elke kavel heeft een aantal aandelen, ook quotiteiten genoemd. Die bepalen welk deel van de gemeenschappelijke kosten de eigenaar betaalt en hoeveel stemmen hij heeft. Meer daarover leest u in Quotiteiten: hoe worden de stemmen en kosten verdeeld?

De kavels en hun aandelen veranderen in principe nooit; ze liggen vast in de basisakte. De eigenaar van een kavel kan wel veranderen, bijvoorbeeld bij een verkoop of een erfenis. Daarom houdt VME Manager kavels en eigenaars apart bij en koppelt u ze aan elkaar. Bij een eigenaarswissel past u alleen die koppeling aan.

Een kavel aanmaken

1. Klik in het menu op Kavels.
2. Klik op + Nieuwe kavel. Onderaan verschijnt het formulier.
3. Vul de velden in:
   • Kavelnummer: het nummer uit de basisakte of het nummer op de deur, bijvoorbeeld 101.
   • Eigenaar: kies de eigenaar uit de lijst. Zijn naam verschijnt automatisch in het veld eronder. Hiernavolgend werkwijze aanmaken van een nieuwe eigenaar.
   • Omschrijving van de kavel: bijvoorbeeld Appartement, Garage of Berging.
   • Vloerniveau: de verdieping. Gelijkvloers is 0, een kelder -1.
   • Aandelen: het aantal aandelen uit de basisakte.
4. Klik op Opslaan.

Herhaal dit voor elke kavel.

Staat de eigenaar nog niet in de lijst?

Dan maakt u hem eerst aan:

1. Klik in het menu links op Eigenaars.
2. Klik op + Nieuwe eigenaar.
3. Vul de velden in:
   • ID-nummer: wordt automatisch ingevuld. Laat dit nummer staan; de software gebruikt het in de berekeningen.
   • Naam: de naam zoals die in de eigendomsakte staat.
   • E-mail: het adres waarop de eigenaar zijn uitnodigingen en documenten ontvangt.
   • Telefoonnummer: om hem snel te bereiken.
   • Woonadres, postcode en gemeente: waar de eigenaar woont. Dat is niet altijd het adres van het gebouw, bijvoorbeeld bij een eigenaar die zijn appartement verhuurt.
4. Klik op Opslaan.
5. Ga terug naar Kavels. De nieuwe eigenaar staat nu in de keuzelijst.

Alleen de naam is verplicht. Vul toch zoveel mogelijk in: zonder mailadres kan de eigenaar later niet worden uitgenodigd voor zijn portaal.

Tip voor een nieuw gebouw: voer eerst alle eigenaars in en daarna alle kavels. Dan hoeft u niet telkens heen en weer te gaan.

Koppels en vennootschappen

• Een koppel of meerdere eigenaars van één kavel voert u in als één eigenaar, bijvoorbeeld “Pieter en Sofie Maes”, met één mailadres waarop zij de documenten ontvangen.
• Een vennootschap voert u in met haar officiële naam, bijvoorbeeld “Immo Demo BV”, en het mailadres van de persoon die de VME-zaken opvolgt.

Eén eigenaar, meerdere kavels: heeft een eigenaar een appartement en een garage, dan maakt u hem één keer aan en kiest u hem bij beide kavels.

De controle op het totaal

Onder de lijst van de kavels telt VME Manager alle aandelen op. Klopt het totaal, dan ziet u een groene melding, bijvoorbeeld Totaal: 1000/1000 – Correct!

Klopt het niet, kijk dan na of u geen kavel vergeten bent, ook een garage of berging met aandelen, en of de aantallen overeenkomen met de basisakte.

Aanpassen of verwijderen

Klik op de rij van een kavel of eigenaar, of op het potloodje rechts. Pas de gegevens aan en klik op Opslaan.

Een eigenaar verwijdert u alleen als hij per vergissing werd ingevoerd. Bij een verkoop koppelt u de kavel aan de nieuwe eigenaar en laat u de vorige in de lijst staan. Zo blijven zijn betalingen, afrekeningen en stemmen op vroegere vergaderingen raadpleegbaar, bijvoorbeeld bij een vraag van de notaris.

Goed om te weten

• Neem de aandelen altijd over uit de basisakte, niet uit een oude afrekening of een lijst van de vorige syndicus. Fouten in die lijsten zijn in de praktijk de meest voorkomende oorzaak van discussies over de verdeling van kosten.
• De uitnodiging voor de algemene vergadering mag u per e-mail versturen, maar alleen aan eigenaars die daar uitdrukkelijk mee akkoord gingen. Een goede werkwijze is dat akkoord per mail te vragen. Wie antwoordt, krijgt voortaan alles per e-mail. Wie niet antwoordt, krijgt de uitnodiging nog per aangetekende brief.
• Het gaat om persoonsgegevens: gebruik ze alleen voor het beheer van het gebouw. Meer daarover in Privacy en GDPR: wat mag de syndicus delen?