Een opvraging naar de eigenaars sturen

Met een opvraging vraagt u alle eigenaars om een bedrag te betalen, bijvoorbeeld een voorschot voor de werkingskosten of een bijdrage aan het reservefonds. VME Manager verdeelt het bedrag volgens de aandelen, maakt de oproep tot betaling als PDF en toont wie al betaald heeft.

Wat u nodig hebt

De eigenaars en kavels, ingevoerd zoals beschreven in Kavels en eigenaars invoeren.
Het totaalbedrag dat de VME nodig heeft, en de datum waarop het betaald moet zijn.

Twee soorten opvragingen

Soort	Waarvoor	Wat gebeurt er met een betaling
Gewone opvraging (werkrekening)	De werkingskosten van de VME, zoals voorschotten voor verzekering, schoonmaak en onderhoud	U vinkt de betaling aan en boekt ze daarna zelf in de Boekhouding
Reservefonds (spaarrekening)	Het opbouwen van het reservefonds voor grote werken	De aangevinkte betaling wordt automatisch als storting op de Spaarrekening geboekt

U ziet het verschil meteen in het overzicht:

Een gewone opvraging heeft een witte kaart met een blauwe balk en de badge 💰 GEWONE OPVRAGING.
Een opvraging voor het reservefonds heeft een groene kaart met een groene balk en de badge 🏦 RESERVEFONDS.

Een nieuwe opvraging aanmaken

Klik in het menu op Opvragingen en daarna op + Nieuwe opvraging.
Kies eerst de Rekening: Gewone opvraging (werkrekening / boekhouding) of Reservefonds (spaarrekening). Deze keuze is verplicht en kan u later niet meer wijzigen.
Vul in:
- Naam: bijvoorbeeld “Voorschot 1ste kwartaal 2027”. De naam staat later in de mededeling van de overschrijving, dus houd hem kort en duidelijk.
- Omschrijving: optioneel, bijvoorbeeld waarvoor het geld dient.
- Totaal bedrag: wat de VME in totaal nodig heeft.
- Vervaldatum: de uiterste betaaldatum.
- Type: Periodiek of Eenmalig.
- Status: Open zolang er betalingen verwacht worden.
- Notities: optioneel.
Klik op Berekening tonen om te zien wat elke eigenaar moet betalen.
Klik op Opslaan. VME Manager maakt per eigenaar een betaling aan.

Het bedrag per eigenaar wordt berekend volgens zijn aandelen en naar boven afgerond op een geheel bedrag in euro. Het totaal van alle eigenaars kan daardoor een paar euro hoger uitkomen dan het bedrag dat u ingaf.

De oproep tot betaling versturen

Open de opvraging. Onderaan het scherm Betalingen staat de knop 📄 Oproep tot betaling (PDF).
U ziet eerst een voorbeeld van de brief.
Klik op Afdrukken / PDF opslaan en stuur de brief naar alle eigenaars, per e-mail of per post.

De brief vermeldt:

het gebouw, de syndicus en de datum;
de opvraging met omschrijving, totaalbedrag en uiterste betaaldatum;
het rekeningnummer van het gebouw;
een tabel met per eigenaar de aandelen en het te betalen bedrag;
de mededeling voor de overschrijving: “uw naam – naam opvraging”.

Bij een opvraging voor het reservefonds staat dat in de titel en in de tekst. Het rekeningnummer is voor beide soorten hetzelfde: de syndicus zet het geld daarna zelf over naar de spaarrekening.

Betalingen aanvinken

Open de opvraging. U ziet per eigenaar de aandelen, het bedrag en de betalingsreferentie.
Vink aan wie betaald heeft.
Klik op Wijzigingen opslaan.

Wat er daarna gebeurt, hangt af van de soort:

Gewone opvraging: boek de betaling ook in de Boekhouding, als Inkomst op naam van de eigenaar. Pas dan verschijnt ze op de balans. Zie De boekhouding van uw VME bijhouden.
Reservefonds: de betaling wordt automatisch als storting op de Spaarrekening geboekt. Haalt u het vinkje weg, dan verdwijnt die storting weer.

Het overzicht opvolgen

Op elke kaart toont een balk hoeveel eigenaars al betaald hebben en hoeveel van het totaal al binnen is. Rechts naast de badge staat de status Open of Gesloten. Zet een opvraging op Gesloten als alle betalingen binnen zijn.

Wilt u voor uzelf een lijst van wie nog moet betalen, klik dan op Betaalstatus afdrukken. Die lijst is voor intern gebruik en niet om te versturen.

Een opvraging aanpassen of verwijderen

Met Bewerken wijzigt u alle velden, behalve de rekening. Wijzigt u het totaalbedrag, dan worden de bedragen per eigenaar opnieuw berekend. Een melding toont hoeveel eigenaars herberekend zijn, en of er al betalingen waren aangevinkt. Bij het reservefonds worden de stortingen op de spaarrekening mee aangepast.
Met Verwijderen wist u de opvraging. Bij het reservefonds verdwijnen ook de bijbehorende stortingen op de spaarrekening.

Goed om te weten

Vink een betaling aan op de dag dat ze op de rekening staat. De betaaldatum is de dag waarop u het vinkje zet. Zo komt ze overeen met het rekeninguittreksel en valt ze in het juiste jaar.
Gebruik de betalingsreferentie. Met de mededeling “naam eigenaar – naam opvraging” herkent u op het uittreksel meteen wie waarvoor betaald heeft.
Kies de rekening goed bij het aanmaken. Die kan u nadien niet meer wijzigen. Twijfelt u, verwijder de opvraging dan en maak ze opnieuw aan.
Wijzig het bedrag niet meer als er al betalingen zijn, tenzij het echt nodig is. De eigenaars die al betaalden, kregen een ander bedrag en moeten dan bijbetalen of iets terugkrijgen.
Meer over het verschil tussen werkkapitaal en reservekapitaal leest u in Werkkapitaal: de dagelijkse kosten betalen.