Mede-eigenaars uitnodigen voor het eigenaarsportaal

Via het eigenaarsportaal volgen de mede-eigenaars hun gebouw online: hun saldo, de opvragingen, het reservefonds, de planning, de verslagen van de algemene vergadering en het prikbord. Ze kunnen er niets wijzigen. Om toegang te krijgen, moet u als syndicus elke eigenaar uitnodigen. Dat is de laatste stap van de opstart.

Wat u nodig hebt

De eigenaars, ingevoerd zoals beschreven in Kavels en eigenaars invoeren, met een e-mailadres. Dat adres wordt de login van de eigenaar. Zonder e-mailadres kunt u niet uitnodigen.
Een boekhouding die klopt. De eigenaars zien bij hun eerste bezoek meteen hun saldo.

Een eigenaar uitnodigen

Klik in het menu op Eigenaars en klik op de eigenaar.
Onderaan het formulier staat een kader met de status van zijn account, met een knop.
Klik op de knop en bevestig. De bevestiging toont het e-mailadres waar de uitnodiging naartoe gaat. Kijk het nog eens na.

Het kader toont een van deze toestanden:

Status	Wat u doet
Geen e-mailadres	Vul eerst een e-mailadres in en sla op
Nog geen account	Klik op Account aanmaken en uitnodigen
Account actief, nog niet uitgenodigd	Klik op Uitnodiging versturen
Uitnodiging verstuurd op (datum)	Klik eventueel op Uitnodiging opnieuw versturen
Geblokkeerd	Er is geen knop: de toegang is stopgezet

Voert u een nieuwe eigenaar in met een e-mailadres, dan vraagt VME Manager na het opslaan of u hem meteen wilt uitnodigen.

H2: Alle eigenaars in één overzicht

Wilt u snel zien wie al uitgenodigd is, klik dan in het menu op 🔐 Gebruikersbeheer. U ziet alle eigenaars met hun e-mailadres, de status van hun account en de datum van de laatste uitnodiging. Ook hier staat per eigenaar een knop:

Account aanmaken en uitnodigen bij een eigenaar zonder account;
Uitnodigen, of Opnieuw uitnodigen als er al een uitnodiging verstuurd is.

Een eigenaar met de status Geen email krijgt eerst een e-mailadres bij Eigenaars. Geblokkeerd staat in een rood label.

Wat de eigenaar ontvangt

De eigenaar krijgt een e-mail van noreply@vme-manager.be met het onderwerp “Reset uw wachtwoord voor VME Manager”. Dat klinkt vreemd voor iemand die nog nooit een wachtwoord had. Voor een nieuwe eigenaar betekent het: zijn eerste wachtwoord kiezen. Verwittig de eigenaars daarom vooraf, bijvoorbeeld op de algemene vergadering of met een korte mail.

De eigenaar doet daarna dit:

Hij opent de e-mail en klikt op de link.
Hij kiest een eigen wachtwoord.
Hij meldt zich aan op de loginpagina met zijn e-mailadres en dat wachtwoord.

Hij komt dan meteen in het portaal van zijn gebouw. Wat hij daar ziet, leest hij in Het eigenaarsportaal: uw VME online volgen.

Als het niet lukt

De mail komt niet aan. Laat de eigenaar eerst zijn map met ongewenste e-mail nakijken. Controleer het e-mailadres bij Eigenaars, en verstuur dan de uitnodiging opnieuw.
“Te veel pogingen”. Verstuur een uitnodiging niet meerdere keren kort na elkaar. Bij te veel pogingen weigert het systeem tijdelijk. Wacht dan even en probeer opnieuw.
De eigenaar is zijn wachtwoord vergeten. Hij klikt op de loginpagina op Wachtwoord vergeten? en krijgt dezelfde soort mail. U kunt hem ook opnieuw uitnodigen.
Het e-mailadres van een eigenaar is gewijzigd. Het systeem waarschuwt als het account nog op het oude adres staat. Neem dan contact met ons op.

Toegang stopzetten

Verkoopt een eigenaar zijn kavel, dan moet zijn toegang worden stopgezet. Het account krijgt dan de status Geblokkeerd. Dat gebeurt niet automatisch, en als syndicus kunt u het niet zelf doen. Meld het via onze contactpagina, dan blokkeren wij het account.

Goed om te weten

U kent het wachtwoord van de eigenaar nooit. Het systeem maakt eerst een willekeurig wachtwoord aan dat niemand ziet. Daarna kiest de eigenaar zelf het zijne.
Nodig pas uit als alles klopt. Een eigenaar die bij zijn eerste bezoek een fout saldo ziet, belt meteen. Kijk de beginsituatie van de boekhouding en de opvragingen eerst na.
Vertel de eigenaars vooraf wat ze zien. In het portaal zien alle eigenaars dezelfde cijfers, ook de bijdragen en de betaalstatus van elkaar, en de contactgegevens van de mede-eigenaars. Laat dat vooraf weten, bijvoorbeeld op de algemene vergadering.