Alle documenten binnen een VME opgelijst
Laatst bijgewerkt: oktober 2026
Als (vrijwillig) syndicus ben je wettelijk verplicht om het archief van je VME bij te houden. Mede-eigenaars hebben recht op inzage, en bij de verkoop van een appartement vraagt de notaris heel wat stukken op. In deze checklist zie je in één oogopslag welke documenten een syndicus in zijn bezit moet hebben.
In het kort: de 5 categorieën
- Juridisch: basisakte, reglement van mede-eigendom, RIO, KBO-inschrijving, syndicusovereenkomst
- Administratie: notulenregister, volmachten, uitnodigingen, lijst van mede-eigenaars
- Financieel: jaarafrekening, bankafschriften, facturen, begroting, verslag van de commissaris
- Technisch: PID, EPC gemeenschappelijke delen, asbestattest, keuringen, plannen
- Verzekeringen en contracten: blokpolis, BA-polis, onderhoudscontracten, schadedossiers
Let op: asbestattest gemene delen tegen 31 december 2026
Elke VME van een gebouw van vóór 2001 moet tegen die datum een asbestattest voor de gemene delen hebben. Bij de verkoop van een appartement is dat attest al verplicht sinds 1 mei 2025. Deze regels gelden in Vlaanderen.
1. Juridische en statutaire basisdocumenten
- Basisakte: beschrijving van het gebouw en de verdeling in quotiteiten
- Reglement van mede-eigendom: rechten, plichten en de verdeelsleutel van de kosten
- Reglement van interne orde (RIO): de praktische leefregels in het gebouw
- KBO-inschrijving: het ondernemingsnummer van de VME
- Syndicusovereenkomst: het schriftelijk contract tussen de VME en de syndicus
- Aanplakbericht van de syndicus: naam en contactgegevens, zichtbaar in het gebouw
Meer uitleg over de juridische documenten
De basisakte en het reglement van mede-eigendom vormen samen de statuten van het gebouw. Ze zijn opgemaakt bij de notaris en de syndicus moet altijd over de meest recente versie beschikken. Het RIO hoeft niet notarieel te zijn, maar wordt wel door de syndicus bijgehouden.
Ook een vrijwillige syndicus legt zijn opdracht best schriftelijk vast. Na zijn benoeming hangt de syndicus binnen enkele dagen een bericht op een goed zichtbare plaats in het gebouw, met zijn naam en hoe mede-eigenaars hem kunnen bereiken.
2. De administratie van de VME
- Notulenregister: de verslagen van alle algemene vergaderingen
- Aanwezigheidslijsten en volmachten: wie was er, en wie stemde voor wie
- Uitnodigingen met agenda: een kopie van elke bijeenroeping
- Lijst van mede-eigenaars: actueel en met correcte contactgegevens
- Briefwisseling: met eigenaars, leveranciers en overheid
- Verkoopsdossier: de inlichtingen die je bij verkoop van een kavel aan de notaris bezorgt
Meer uitleg over de administratie
De notulen worden bewaard in een register op de zetel van de VME. Bij de verkoop van een appartement vraagt de notaris onder meer de verslagen van de laatste drie jaar op, samen met de stand van het werk- en reservekapitaal, de lopende kosten en eventuele gerechtelijke procedures. Wie dat alles netjes bijhoudt, kan zo’n aanvraag snel beantwoorden.
3. Financiële en boekhoudkundige documenten
- Jaarafrekening en balans: per afgesloten boekjaar, goedgekeurd door de algemene vergadering
- Bankafschriften: van zowel het werkkapitaal als het reservekapitaal
- Facturen en betalingsbewijzen: elke uitgave moet je kunnen verantwoorden
- Jaarlijkse begroting: de raming van de uitgaven voor het komende jaar
- Verslag van de commissaris van de rekeningen: de jaarlijkse controle van de boekhouding
Meer uitleg over de financiële documenten
Het werkkapitaal dient voor de dagelijkse kosten, het reservekapitaal voor grotere werken in de toekomst. Beide staan op een aparte rekening op naam van de VME. Elk jaar duidt de algemene vergadering een commissaris van de rekeningen aan. Dat mag een mede-eigenaar zijn. Zijn verslag hoort bij het archief van dat boekjaar.
4. Technische attesten en gebouwbeheer
- Postinterventiedossier (PID): de historiek van de werken aan de gemene delen
- EPC gemeenschappelijke delen: verplicht vanaf 2 wooneenheden, 10 jaar geldig
- Asbestattest gemene delen: voor gebouwen van vóór 2001, uiterlijk tegen 31 december 2026
- Keuringsattesten: lift, elektriciteit, brandbeveiliging, verwarming
- Bouwplannen: originele of as-built plannen van gebouw en leidingen
Meer uitleg over de technische attesten
Het EPC en het asbestattest van de gemene delen zijn Vlaamse verplichtingen. Bij nieuwbouw moet het EPC gemeenschappelijke delen er uiterlijk 10 jaar en 1 maand na de vergunning zijn. Het asbestattest van de gemene delen is bij verkoop van een appartement al verplicht sinds 1 mei 2025.
Bewaar ook de keuringsverslagen van een collectieve verwarmingsketel of stookolietank, de risicoanalyse van de lift en eventuele verslagen van de brandweer.
5. Verzekeringen en contracten
- Blokpolis: de brandverzekering van het gebouw
- Polis burgerlijke aansprakelijkheid: voor schade aan derden
- Onderhoudscontracten: lift, schoonmaak, groenonderhoud …
- Lopende schadedossiers en geschillen: zodat niets blijft liggen
Meer uitleg over verzekeringen en contracten
Contracten voor geregelde leveringen en diensten, zoals onderhoud of schoonmaak, legt de syndicus jaarlijks ter evaluatie voor aan de algemene vergadering. Zo blijft de VME niet jarenlang vastzitten aan een duur of slecht contract.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een syndicus de documenten bewaren?
Boekhoudstukken zoals facturen en bankafschriften bewaar je best minstens 7 jaar. De statuten, het notulenregister en technische dossiers zoals het PID bewaar je zolang het gebouw bestaat. Die stukken gaan bij elke wissel van syndicus mee naar de opvolger.
Welke documenten vraagt de notaris bij de verkoop van een appartement?
De notaris vraagt de syndicus onder meer de notulen van de laatste drie jaar, de laatste balans, de stand van het werk- en reservekapitaal, de kosten van beslist maar nog niet uitgevoerde werken en een overzicht van lopende gerechtelijke procedures. Ook het EPC en het asbestattest van de gemene delen worden opgevraagd.
Wat gebeurt er met de documenten bij een wissel van syndicus?
De vertrekkende syndicus moet het volledige archief binnen dertig dagen overdragen aan zijn opvolger. Daarom is het verstandig om de officiële documenten op een neutrale plaats te bewaren, los van de persoon of de software van de syndicus.
Mogen mede-eigenaars de documenten inkijken?
Ja. De syndicus moet elke mede-eigenaar toegang geven tot alle documenten van de VME die geen privé-karakter hebben. Hoe dat gebeurt, bijvoorbeeld via een gedeelde online map, kan vastgelegd worden in het RIO of door de algemene vergadering.
Tip: zo houd je het archief overzichtelijk
- Facturen en boekhoudstukken laad je in VME Manager rechtstreeks op bij de boekhouding. Zo is elke uitgave meteen traceerbaar.
- Officiële basisdocumenten zoals de statuten, notulen en technische attesten bewaar je op een neutraal, gratis cloudplatform zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox. Deel de map met alle mede-eigenaars.
- Zo ben je bij een wissel van syndicus nooit afhankelijk van één persoon of één leverancier.
Tip: vul de checklist één keer per jaar opnieuw in, bijvoorbeeld bij de voorbereiding van de algemene vergadering. Gratis, zonder registratie. Een service van VME Manager.
Gratis checklist: houd je gebouwmap compleet
Als syndicus weet je dat er heel wat documenten in de map van een gebouw horen. Maar weet je ook welke er vandaag ontbreken, of welk attest binnenkort vervalt? Met deze checklist van één A4-blad heb je dat overzicht altijd vooraan in je map.
Waarom deze checklist handig is:
- Overzicht in één oogopslag: 30 documenten in 5 categorieën, gewoon aanvinken wat je hebt.
- Nooit meer een vervallen attest: noteer de geldigheidsdatum van het EPC, het asbestattest en de keuringen.
- Snel klaar bij een verkoop: vraagt de notaris documenten op, dan weet je meteen waar alles ligt.
- Vlotte overdracht: bij een wissel van syndicus ziet je opvolger direct wat er is en waar het bewaard wordt.
- Vertrouwen bij de mede-eigenaars: leg de ingevulde lijst voor op de algemene vergadering en toon dat het archief in orde is.