Overdracht naar een nieuw boekjaar

VME Manager werkt per kalenderjaar. Elk boekjaar begint met een schone balans. Wat een eigenaar op het einde van het jaar nog moet betalen of tegoed heeft, neemt u mee naar het nieuwe jaar met een overdracht. Zo blijft het saldo van elke eigenaar correct, en blijft de balans gelijk aan wat er in kas zit.

Wat u nodig hebt

• Alle uitgaven en inkomsten van het afgelopen jaar, ingeboekt zoals beschreven in De boekhouding van uw VME bijhouden.
• Het rekeninguittreksel van de VME op 31 december.

Stap 1: het afgelopen jaar afwerken

Voordat u overdraagt, moet het oude jaar volledig zijn:

1. Boek de laatste facturen van het jaar in, met het juiste Boekjaar.
2. Boek alle betalingen van eigenaars die vóór 31 december op de rekening stonden.
3. Open het tabblad Balans en kies het afgelopen jaar.
4. Vergelijk het Saldo met het rekeninguittreksel van 31 december. Beide bedragen moeten gelijk zijn.

Klopt het niet, zoek dan in de lijst met alle boekingen welke uitgave of betaling ontbreekt of verkeerd is ingevoerd.

Stap 2: het afgelopen jaar bewaren als PDF

Druk het afgesloten jaar af of bewaar het als PDF in uw plaatselijke VME Map op uw PC

• Balans PDF, type Gedetailleerd (alle boekingen), voor de map boekhouding en de commissaris van de rekeningen.
• Uitgaven PDF, met alle categorieën.

Zo hebt u een vaste stand van het jaar, ook als er later nog iets wordt verbeterd. Die documenten gebruikt u ook voor de goedkeuring van de rekeningen op de algemene vergadering.

Stap 3: de saldi overdragen

1. Klik op het tabblad Boekhouding op Overdracht.
2. Boek voor elke eigenaar één overdracht:
   • Datum: 01/01 van het nieuwe jaar.
   • Bedrag: het saldo van die eigenaar. Een groen saldo (tegoed) is positief, een rood saldo (achterstand) negatief.
   • Beschrijving: bijvoorbeeld “Overdracht saldo 2026”.
   • Eigenaar: de eigenaar.
3. Klik telkens op Opslaan.

Voorbeeld overdracht saldo eigenaar:

Voorbeeld overdracht saldo bank/kas:

Een eigenaar met saldo nul heeft geen overdracht nodig. Een overdracht op de VME-kas, met Eigenaar leeg, is bij een nieuw boekjaar ook niet nodig: het geld in kas zit al in de saldi van de eigenaars.

Voorbeeld: op 31/12/2026 staat er € 1.679,50 op de rekening.

Eigenaar	Saldo 31/12/2026	Overdracht 01/01/2027
Eigenaar A	tegoed € 1.020,50	1020,50
Eigenaar B	achterstand € 80,00	-80,00
Eigenaar C	tegoed € 739,00	739,00
Totaal		1.679,50, gelijk aan de rekening

Stap 4: het nieuwe jaar controleren

Open de Balans van het nieuwe jaar:

• Het blauwe vak toont het totaal van de overdrachten. Dat moet gelijk zijn aan het saldo van het afgelopen jaar.
• Het saldo van elke eigenaar is gelijk aan zijn saldo op 31 december.

Klopt dat, dan is de overdracht afgerond.

Goed om te weten

• Wacht met de overdracht tot alle facturen binnen zijn. Facturen van december komen vaak pas in januari toe. U mag de overdracht later boeken, bijvoorbeeld eind januari, zolang de datum 01/01 is.
• Wordt het oude jaar na de overdracht nog aangepast, bijvoorbeeld door een vergeten factuur, dan verandert het saldo van de eigenaars. Pas dan ook de overdrachten in het nieuwe jaar aan.
• Neem de bedragen tot op de cent over. Een klein verschil zorgt ervoor dat de balans niet meer klopt met de rekening.
• Een overdracht telt alleen mee in het boekjaar van haar datum. Daarom wordt het saldo niet automatisch overgenomen, en is deze stap elk jaar nodig.