Een algemene vergadering voorbereiden

De algemene vergadering is het moment waarop de eigenaars samen beslissen over het gebouw. In Vergaderingen bereidt u ze stap voor stap voor: u maakt de vergadering aan en stelt de agenda op. Tijdens de vergadering registreert u de aanwezigen en de stemmen. Achteraf hebt u meteen een verslag als PDF.

Wat u nodig hebt

• Een datum, een uur en een plaats voor de vergadering.
• De punten die op de agenda moeten komen.
• De eigenaars en hun aandelen, ingevoerd via Kavels en eigenaars.

Een vergadering aanmaken

Klik in het menu op Vergaderingen.

Klik op + Nieuwe vergadering.

Vul het formulier in:

Datum, Uur en Locatie: verplicht.

Type: Gewone Algemene Vergadering voor de jaarlijkse vergadering, Buitengewone Algemene Vergadering voor een vergadering tussendoor, bijvoorbeeld voor dringende werken. In de wet heet die laatste een bijzondere algemene vergadering.

Status: Gepland, Bezig (tijdens de vergadering kunt u meteen het verslag invullen), Afgerond of Geannuleerd.

Notities: optioneel.

Klik op Opslaan.

De vergadering verschijnt in het Overzicht vergaderingen. Bij elke vergadering staan vijf knoppen: Bewerken, Agenda, Aanwezigen, Verslag en PDF. U doorloopt ze in die volgorde.

De agenda opstellen

Klik bij de vergadering op Agenda.

Vul per agendapunt in:

Volgnummer: de software stelt het volgende nummer voor.

Type: Bespreking, Stemming of Mededeling.

Omschrijving: bijvoorbeeld “Goedkeuring renovatie dak”.

Vereiste meerderheid, bij een stemming:

Meerderheid	Wanneer
Gewone meerderheid (50%+1)	De meeste beslissingen, zoals de goedkeuring van de rekeningen
Gekwalificeerd 2/3	Onder meer bepaalde werken aan de gemeenschappelijke delen
Gekwalificeerd 4/5	Onder meer een wijziging van de verdeling van de lasten
Unanimiteit (100%)	Onder meer een wijziging van de verdeling van de aandelen

Klik op Toevoegen of Aanpassen.

De agendapunten verschijnen bovenaan in volgorde. Met Toevoegen maakt u een nieuw agendapunt. Met Bewerken past u een punt aan.

Uitnodiging vergadering afdrukken.

Klik bij de vergadering op de grijze PDF knop

Kies uitnodiging PDF

Klik op PDF Opslaan , Dit is de officiële oproeping die u naar de mede-eigenaars stuurt. De oproeping gaat per aangetekende zending, behalve naar eigenaars die individueel en schriftelijk hebben aanvaard om ze op een andere manier te ontvangen, bijvoorbeeld per e-mail.