De beginsituatie van de boekhouding

Nieuw dossier

Wie de boekhouding van een VME start, begint zelden bij nul. Er staat geld op de rekening, en soms moet een eigenaar nog iets betalen of heeft hij te veel betaald. In VME Manager neemt u die beginsituatie over met een overdracht. Zo klopt de balans vanaf de eerste dag met wat er werkelijk in kas is.

Wat u nodig hebt

• De eigenaars en kavels, ingevoerd zoals beschreven in Kavels en eigenaars invoeren.
• Het saldo van de rekening van de VME op de startdatum, bijvoorbeeld van een rekeninguittreksel.
• Bij een overname: de afrekening van de vorige syndicus, met per eigenaar wat hij nog moet betalen of tegoed heeft.

Wat is een overdracht?

Een overdracht is een beginstand. Ze is geen inkomst en geen uitgave. U boekt ze op het tabblad Boekhouding met de knop Overdracht, naast Uitgave en Inkomst.

Het veld Eigenaar bepaalt waar het bedrag terechtkomt:

Eigenaar	Betekenis
Leeg	Geld van de VME-kas. Het bedrag wordt volgens de aandelen over alle eigenaars verdeeld.
Een eigenaar gekozen	De saldostand van die eigenaar op die datum. Een tegoed is positief, een achterstand negatief.

Een overdracht telt alleen mee in het boekjaar van haar datum.

Een overdracht boeken

1. Klik in het menu op Boekhouding en kies Overdracht.
2. Vul in:
   • Datum: de startdatum, bijvoorbeeld 01/07/2027.
   • Bedrag: positief voor geld in kas of een tegoed, negatief voor een achterstand, bijvoorbeeld -150.
   • Beschrijving: bijvoorbeeld “Overname saldo vorige syndicus”.
   • Eigenaar: laat leeg voor de VME-kas, of kies de eigenaar.
3. Klik op Opslaan.

Invoeren van de actuele toestand bank/kas

Invoeren van de actuele toestand rekening mede-eigenaar

Situatie 1: een VME zonder openstaande bedragen

Bij een nieuwe VME, of als geen enkele eigenaar een achterstand of tegoed heeft, volstaat één overdracht:

• Eigenaar leeg.
• Bedrag: het saldo van de rekening op de startdatum.

Staat er nog niets op de rekening, dan hoeft u geen overdracht te boeken.

Situatie 2: u neemt een VME over

Neemt u het beheer over van een vorige syndicus, ook halverwege het jaar, dan boekt u:

1. Per eigenaar met een openstaand bedrag een overdracht op zijn naam: negatief bij een achterstand, positief bij een tegoed.
2. Eén overdracht op de VME-kas, met Eigenaar leeg, voor de rest van het geld op de rekening.

Het bedrag van de VME-kas berekent u zo:

saldo van de rekening − som van de overdrachten per eigenaar

Voorbeeld: op de rekening staat € 2.000. Eigenaar A heeft een achterstand van € 150, eigenaar B een tegoed van € 50.

Overdracht	Eigenaar	Bedrag
Achterstand	Eigenaar A	-150
Tegoed	Eigenaar B	50
VME-kas	leeg	2.000 − (−150 + 50) = 2.100
Totaal		2.000, gelijk aan de rekening

Uw startdatum kiezen

U kiest de startdatum zelf. Er zijn twee mogelijkheden:

• Starten vanaf vandaag: de overdracht krijgt de datum van vandaag, met het saldo van vandaag. Kosten van eerder in het jaar boekt u niet.
• Het hele jaar inboeken: de overdracht krijgt de datum 1 januari, met het saldo op 1 januari. Daarna boekt u alle uitgaven en inkomsten van het jaar. De balans van het jaar is dan volledig voor de algemene vergadering.

Een nieuw boekjaar starten

Op het einde van het jaar neemt u de saldostand van elke eigenaar over naar het nieuwe jaar:

1. Open op 31/12 de Balans van het afgelopen jaar en noteer het Saldo van elke eigenaar.
2. Boek voor elke eigenaar een Overdracht op zijn naam, met datum 01/01 van het nieuwe jaar en dat saldo als bedrag.

Een extra overdracht op de VME-kas is dan niet nodig. Het geld in kas zit al in de saldi van de eigenaars.

Uitgebreide uitleg nieuw boekjaar

Controleren op de balans

Op het tabblad Balans ziet u de overdrachten in het blauwe vak, als één regel met het totaal. Het Saldo is overdracht + inkomsten − uitgaven. Dat bedrag moet gelijk zijn aan:

• het saldo op het rekeninguittreksel, en
• het totaal van de kolom Saldo in de tabel per eigenaar.

Klopt dat, dan is uw beginsituatie juist ingevoerd. Wilt u een berekening nakijken, gebruik dan de lijst met alle boekingen.

Goed om te weten

• Bewaar de afrekening van de vorige syndicus bij de boekhouding. Ze is het bewijs van de bedragen die u bij de start hebt overgedragen.
• Een spaarrekening voor het reservekapitaal wordt op een aparte pagina uitgelegd