De vergadering in goede banen leiden

Op de dag van de algemene vergadering registreert u in VME Manager wie aanwezig is, controleert u het quorum en houdt u per agendapunt de bespreking en de stemmen bij. Na de vergadering hebt u meteen het verslag als PDF. De vergadering en de agenda maakt u vooraf aan: zie Een vergadering voorbereiden.

De aanwezigen registreren

Belangrijk: druk vooraf de aanwezigheidslijst af vanuit de software en laat iedere aanwezige of volmachthouder bij het begin van de vergadering tekenen.

Registreer de aanwezigen daarna in de software, tijdens of na de vergadering. Klik bij de vergadering op Aanwezigen.

Duid per eigenaar aan: Aanwezig, Afwezig of Volmacht. Een eigenaar met volmacht telt mee als aanwezig.

De balk Quorum voortgang toont hoeveel aandelen aanwezig of vertegenwoordigd zijn.

Klik op Aanwezigen opslaan.

De balk rekent met de aandelen. De wet vraagt ook dat meer dan de helft van de eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is, tenzij de aanwezigen samen meer dan drie vierde van de aandelen hebben. Controleer dat aantal zelf bij de start van de vergadering.

Het verslag en de stemmingen bijhouden/registreren

Klik bij de vergadering op Verslag.

Vat per agendapunt bij Bespreking / beslissing samen wat er besproken of beslist werd.

Duid bij een stemming per eigenaar Voor, Tegen of Onthouding aan.

Onderaan ziet u de aandelen voor, de aandelen tegen en de onthoudingen. Het Resultaat wordt berekend volgens de meerderheid die u bij het agendapunt koos.

Klik na het laatste agendapunt op Verslag opslaan.

Het verslag als PDF

Klik bij de vergadering op PDF. U krijgt één document met de agenda en het verslag, klaar om te bewaren of naar de eigenaars te sturen. Zet de vergadering daarna op Afgerond.

Goed om te weten

• De oproeping voor de algemene vergadering moet minstens 15 dagen op voorhand bij de eigenaars zijn, tenzij een kortere termijn in de statuten staat.
• Iemand mag in principe hoogstens drie volmachten hebben. Meer mag alleen als zijn eigen stem en de stemmen van de volmachten samen niet meer dan 10% van alle stemmen zijn.
• Bezorg het verslag binnen 30 dagen na de vergadering aan de eigenaars.

Meer over wanneer een bijzondere algemene vergadering nodig is, leest u in bijzondere algemene vergadering.